# KI-Richtlinie — editierbare Arbeitsvorlage

Autor: Liburn Shala · Stand: 07.09.2026

Operative Vorlage zur Anpassung. Keine rechtliche Einzelfallprüfung oder Compliance-Garantie. Vor Inkraftsetzung alle Platzhalter entscheiden und zuständige Fachstellen einbeziehen. Die zwölf Bausteine sind redaktionell ausgewählt.

Unternehmen: [Name]
Version: [Version]
Owner / Vertretung: [Rolle, Kontakt]
Freigabe durch: [Name, Datum]
Gültig ab: [Datum]
Nächste Prüfung: [Datum]

## 1. Zweck und Geltungsbereich

Legen Sie fest, für welche Personen, Tätigkeiten und Unternehmensbereiche die Richtlinie gilt. Erfassen Sie ausdrücklich private Zugänge, wenn sie dienstlich genutzt werden. Trennen Sie persönliche Freizeitnutzung von Arbeit im Auftrag des Unternehmens.

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## 2. Freigegebene Tools und konkrete Zugänge

Nennen Sie Anwendung, Anbieter, Tarif, Unternehmensumgebung und zuständige Administration. „ChatGPT erlaubt“ lässt offen, welcher Zugang gemeint ist. Ein Business-Tarif allein ist kein Datenschutznachweis; entscheidend sind unter anderem Vertrag, Einstellungen, Datenflüsse und Einsatzzweck.

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## 3. Erlaubte Zwecke

Ordnen Sie jedem freigegebenen Zugang konkrete Aufgaben zu. Eine Freigabe für allgemeine Textentwürfe erlaubt nicht automatisch die Auswertung vertraulicher Kundendokumente. Regeln Sie, welche Änderungen erneut geprüft werden müssen.

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## 4. Datenregeln

Beschreiben Sie Datenklassen anhand verständlicher Beispiele. Zugangsdaten, interne Geheimnisse und personenbezogene Daten brauchen ausdrückliche Regeln. Die rechtliche Zulässigkeit personenbezogener Verarbeitung hängt vom Einzelfall ab; eine interne Freigabe ersetzt sie nicht.

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## 5. Prüfung der Ergebnisse

Definieren Sie, wer Quellen, Zahlen, fachliche Aussagen und mögliche Benachteiligungen prüft. Für einen internen Entwurf kann eine andere Kontrolle passen als für eine Kundenentscheidung. Beschäftigte brauchen Zeit, Kompetenz und eine echte Möglichkeit, ein Ergebnis zurückzuweisen.

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## 6. Unzulässige und gesondert zu prüfende Anwendungen

Trennen Sie gesetzlich verbotene Praktiken von Anwendungen, die das Unternehmen intern ausschließt oder nur nach Spezialprüfung zulässt. Bewerbungs- oder Gesundheitsbezug bedeutet nicht automatisch ein allgemeines gesetzliches KI-Verbot. Solche Fälle gehören jedoch nicht in eine pauschale Alltagsfreigabe.

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## 7. Neue Tools und Änderungen

Geben Sie einen klaren Antragsweg mit verantwortlicher Stelle und Rückmeldung vor. Erfassen Sie Zweck, Daten, benötigte Rechte und gewünschtes Ergebnis. Auch neue Integrationen oder ein anderer Tarif können eine erneute Prüfung auslösen.

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## 8. Ansprechpartner und Vorfälle

Benennen Sie eine erreichbare Stelle, eine Vertretung und den Weg bei vermutetem Datenabfluss oder falschen automatischen Aktionen. Die Erstmeldung soll enthalten, was passiert ist, welches System beteiligt war und ob weitere Aktionen laufen. Vertrauliche Inhalte gehören nicht unkontrolliert in ein allgemeines Ticket.

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## 9. KI-Agenten und automatische Aktionen

Beschreiben Sie, welche Schritte nur Entwürfe erzeugen und welche Systeme tatsächlich verändern dürfen. Verlangen Sie begrenzte Rechte, Testfälle, Freigaben für folgenreiche Aktionen und einen getesteten Stopppfad. Die Freigabe eines Chats überträgt sich nicht auf einen daran angeschlossenen Agenten.

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## 10. Transparenz und Kennzeichnung

Legen Sie fest, wer prüft, ob und wie über den KI-Einsatz informiert werden muss. Artikel 50 unterscheidet unter anderem Interaktion mit KI, synthetische Inhalte und bestimmte Veröffentlichungen; er verlangt keinen pauschalen Stempel auf jedem KI-unterstützten Text. Ergänzen Sie eigene redaktionelle Kennzeichnungsregeln, wenn diese weiter gehen.

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## 11. Befähigung und Dokumentation

Verknüpfen Sie Zugangsfreigaben mit passenden Einweisungen und Übungen. Halten Sie fest, wer für welche Aufgabe welche Inhalte vermittelt bekommen hat. Neue Funktionen oder Fehler können eine Auffrischung auslösen.

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## 12. Version, Verantwortung und Aktualisierung

Geben Sie der Richtlinie eine Version, ein Gültigkeitsdatum, einen Owner und einen Prüftermin. Benennen Sie Änderungsanlässe, etwa neue Datenquellen, Anbieterbedingungen, Vorfälle oder regulatorische Entwicklungen. Archivieren Sie die ersetzten Fassungen nachvollziehbar.

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## Anlage A: Freigabetabelle

| Anwendung / Tarif / Umgebung | Zweck | Erlaubte Daten | Ausgeschlossene Daten | Prüfung / Auflagen | Owner | Entscheidung / Datum |
|---|---|---|---|---|---|---|
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## Anlage B: Test vor Einführung

- Können Beschäftigte einen erlaubten Einsatz eindeutig erkennen?
- Ist ein neuer Anwendungsfall beantragbar und die Zuständigkeit klar?
- Sind Vorfälle und Stopppfade mit Vertretung beschrieben?
- Passen Richtlinie, Inventar und tatsächlich verfügbare Zugänge zusammen?

## Quellen zur fachlichen Prüfung

- EU AI Act: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj